Huidige situatie:

“Inkomende en uitgaande post wordt nu niet op de meest efficiënte en effectieve manier geregistreerd of digitaal verwerkt. Hierdoor is de registratie niet altijd ‘sluitend’ en laat terugvindbaarheid te wensen over. Ook is een digitale verspreiding van poststukken aan intern geadresseerden niet structureel ingeregeld.”

Oude situatie

In de oude situatie werden poststukken handmatig gestempeld. Zij kregen een nummer, welke op basis van een Excel lijst, werd bepaald. Het document met stempel werd gescand, doorgestuurd via email en opgeslagen op de netwerkschijf. Elk secretariaat had hierin hun eigen weg gevonden. Hierdoor was de nummering niet consequent en zijn poststukken slecht terug vindbaar. Kijkend naar bovenstaand zijn er dus twee uitdagingen:

1. Inkomend en uitgaande post op een uniforme manier registeren, zodat deze een sluitende registratie krijgt
2. Poststukken moeten digitaal verspreid kunnen worden.

In deze blog behandelen we de eerste vraag.

Werkvoorraad

Zowel inkomende als uitgaande poststukken worden centraal beheerd door het secretariaat van een afdeling. Inkomende post wordt door het secretariaat direct gescand. Doordat uitgaande post nog steeds een natte handtekening krijgt, worden de uitgaande stukken ook nog in gescand. Deze documenten komen na het inscannen in een algemene “werkvoorraad”, waar zij, door gebruik te maken van het “document ID” direct een uniek briefkenmerk krijgen. Dit briefkenmerk wordt ook “gestempeld” in het gedigitaliseerde document.

Registratie

Het secretariaat heeft vanuit de werkvoorraad direct een duidelijk overzicht welke poststukken zijn binnengekomen en nog verwerkt dienen te worden. Door het document te openen, wordt een tweeluik geopend, waar de gebruiker enerzijds de registratiegegevens kan invoeren en anderzijds het document direct kan inzien. Dit vereenvoudigt de registratie aanzienlijk.

Digitale verspreiding

Bij de registratie wordt tevens aangegeven wie de geadresseerde is. Op basis van dit gegeven ontvangt de geadresseerde een notificatie dat er een nieuw poststuk is ontvangen. De geadresseerde kan het poststuk direct openen en in behandeling nemen.

Uitgaande post

Bij uitgaande post worden de registratiegegevens van een document reeds ingegeven in het origineel. Het document met de natte handtekening wordt ingescanned en wordt in PDF vorm gekoppeld aan het originele MsWord document, op basis van het unieke briefkenmerk. De documenten, het origineel en het ondertekende stuk, zijn tevens direct aan elkaar gekoppeld.

Terugvindbaarheid

Door het toekennen van de diverse kenmerken aan het poststuk als metadata en het inscannen met OCR, zijn de documenten goed terug te vinden. Door tevens gebruik te maken van de verfijning binnen de zoekresultaten, kan de gebruiker zeer eenvoudig het gewenste poststuk terugvinden.

Gebruikte technieken

– SharePoint 2013 – Nintex workflow – Muhimbi PDF Converter for SharePoint

Meer weten?

Bovenstaand is slechts de postregistratie in een notendop. Vanuit een dergelijke gedachte kan het een startpunt zijn voor digitale dossiervorming in het kader van Zaakgericht werken, maar kan er ook gedacht worden aan digitale ondertekening van de stukken of het koppelen aan een CRM systeem.